TUGAS MICE

1. Merencanakan ruang sidang atau pertemuan untuk para peserta meeting dalam acara "regional Scientific Meeting". Yang pertama saya lakukan adalah menentukan layout ruangan. Layout ruangan yang sesuai untuk meeting ini adalah Conference Style seperti gambar berikut

Mengapa saya memilih layout seperti itu karena menurut saya yang paling pas untuk meeting kali ini. Masing-masing delegasi yang ikut dalam meeting ini dapat diberikan identitas berupa bendera kecil yang dipasang di meja dan papan nama bertuliskan masing-masing asal negaranya. Dan tidak lupa juga di masing-masing meja tersebut di lengkapi dengan alat tulis seperti note dan pena. Dan tidak lupa juga sangat dibutuhkan audio visual yang memadai. Seperti mike yang dipasang untuk masing-masing delegasi agar mudah dalam menyampaikan pendapat, tidak lupa juga dipasangkan pada masing-masing meja pemimpin rapat yang berada di depan. Untuk pemimpin rapat kita menyediakan pula podium yang ketinggiannya telah disesuaikan. Screen dan LCD yang di pasang di sisi kiri, tengah dan sisi kanan para peserta. Karena susunan meja tersebut di bagi menjadi tiga sisi. Di masing-masing meja disediakan air mineral untuk para peserta. Serta di luar ruang meeting di sediakan makanan ringan, minuman seperti teh dan kopi untuk coffee break. Lalu untuk keperluan para delegasi yang terbagi menjadi empat komite, kami menyediakan juga ruangan untuk masing-masing komite mengadakan rapat yang disediakan oleh Hotel Mulia, seperti pada gambar berikut ini 

2. AKOMODASI UNTUK PARA PESERTA

       Karena SLCC ini terletak di jakarta Selatan, maka Hotel Mulia Senayan dapat dijadikan tempat untuk menginap para peserta meeting. Karena hotel tersebut adalah hotel bintang 5 yang berada di Jakarta Selatan. Selain itu di butuhkan juga shuttle buss untuk mengantar para peserta meeting dari penjemputan di bandara ke hotel, maupun dari hotel ke tempat meeting. Untuk Food and Beverage, kami memberikan fasilitas breakfast, Lunch dan Dinner. Untuk Lunch, kami menyediakan di tempat konferensi yaitu SLCC, dan untuk Dinner kami memerlukan ballroom berkapasitas 150 orang. Pada saat pertama datang para peserta harus didata untuk mengetahui jika ada peserta yang meminta permintaan khusus, seperti para peserta yang vegetarian atau ada alergi tertentu pada makanan ataupun peserta yang sedang melakukan diet..Untuk makanan setiap harinya dapat di rubah-rubah. Tema makanan yang disediakan di usahakan agar mengikuti selera peserta. Untuk kegiatan-kegiatan rekreasi para istri ataupun sekertasris peserta dapat diadakan kegiatan seperti shopping ke pusat perbelanjaan terkenal di daerah Jakarta atau bisa diadakan kegiatan membatik di Hotel, karena menurut saya kegiatan tersebut dapat menarik minat terhadap kebudayaan Indonesia.

3. KEGIATAN MENARIK UNTUK PARA PESERTA

      *Mengadakan Cocktail Reception di malam terakhir para peserta konferensi sebagai tanda ucapan terima kasih karena telah mempercayakan kami sebagai tempat Meeting. Dan di hari terakhir kami akan mengadakan tour ke tempat-tempat yang menarik bagi mereka. Seperti diadakannya outbond di Kebun Raya Bogor. karena menurut survei para delegasi yang berasal dari luar tersebut sangat menyenangi kegiatan yang berhubungan dengan alam.